Les organisations sont-elles prêtes à abandonner Excel pour sécuriser leurs données et libérer leur potentiel ?

En trois décennies l’usage d’Excel n’a pas faiblit ! Aujourd’hui, toutes les typologies d’organisation utilisent cet outil pour collecter, analyser et partager des données. Près de 30 ans après sa sortie, Excel est toujours un outil incontournable. Cependant, même si Excel est dans la boite à outils des métiers depuis des années, il présente des limites pour répondre à des besoins spécifiques et peut même s’avérer risqué en fonction des usages.

Pourquoi faut-il arrêter d’utiliser Excel ?

Dès lors que l’on utilise Excel pour de la collecte et de l’échange de données sensibles, son usage peut être compliqué et dangereux. Pour autant, c’est ce qu’il ce qui se passe dans beaucoup d’entreprises et d’institutions avec plus ou moins d’impacts sur le SI de l’entreprise.

Une erreur de formule dans une feuille de calcul aura peu d’impact à titre individuel mais utilisée par plusieurs collaborateurs, elle peut s’avérer désastreuse pour une organisation. En 2008 déjà, Barclays Capital avait été contrainte de déposer une requête en redressement judiciaire concernant son acquisition des actifs américains de Lehman Brothers après qu’une erreur de reformatage avec une feuille de calcul Excel a entraîné l’inclusion par erreur de 179 contrats dans le contrat d’achat. Plus récemment, en octobre 2020 au Royaume-Uni, près de 16.000 cas de coronavirus sont ainsi passés sous le radar à cause d’une feuille Excel où le nombre de colonnes avait atteint son maximum. Pourtant, nous l’avons vu, les risques liés à l’utilisation d’Excel sont connus depuis de nombreuses années.

Perte de temps et inefficacité 

Prenons le cas d’un processus alimenté par une feuille Excel partagée entre plusieurs services qui doivent la compléter avec des données d’entrées libres (un type d’utilisation encore largement retrouvé aujourd’hui au sein des organisations). Après plusieurs relances pour récupérer les fichiers complétés, la personne en charge de traiter les données finales va ensuite devoir normaliser les données de chaque fichier (des lettres en lieu et place de données chiffrées, des nomenclatures revisitées, des 2.4 au lieu de 2,4 etc.). Après compilation, des erreurs et des champs manquants vont subsister et entraineront de nombreux échanges d’email pour arriver à un résultat exploitable.

Dans ce processus, les ressources auront perdu un temps précieux à corriger les erreurs de forme et à mettre à jour des fichiers Excel. Temps qui aurait pu être consacré à de l’analyse sur les données ou sur une autre activité à plus forte valeur ajoutée.

Manque de sécurité 

Combien de données sensibles et confidentielles restent aujourd’hui partagées par email dans des pièces jointes non sécurisées et présentant une faille pour l’entreprise ? Les tableaux Excel ne fournissent pas le degré de sécurité nécessaire car ils regroupent dans un même endroit une multitude de données sensibles qui peuvent être perdues ou supprimées définitivement en quelques secondes. L’utilisation de fichiers transférables peut également amener les données de l’entreprises dans les mains d’individus qui ne sont pas censés y avoir accès ou externes à l’organisation. Prenons l’exemple des services RH des entreprises pour appuyer cet argument : la Commission Fédérale du Commerce des États-Unis estime que 50 % des vols d’identité se produisent parce que les données des employés et des candidats ne sont pas suffisamment protégées (90 % des données de l’entreprise proviennent du département des ressources humaines).

Mais pourquoi les entreprises continuent à utiliser Excel ?

Plusieurs réponses à cette question : Excel est connu et utilisé depuis de nombreuses années avec des fonctionnalités primaires très faciles d’utilisation. Par ailleurs l’usage d’Excel est le plus souvent gratuit pour les organisations qui ont le module inclus dans la suite Microsoft Office proposée sur les postes des collaborateurs. Les métiers peuvent ainsi l’utiliser immédiatement sans passer par l’IT ou par un projet d’intégration de solutions spécifiques qui pourrait prendre plusieurs mois.

Ceci étant dit, Excel demeure un outil limité et surtout individuel malgré les efforts de Microsoft pour lui apporter de la collaboration par l’intermédiaire de sa suite Cloud Office 365. Ses limites et l’impact des erreurs humaines seront d’ailleurs exponentiels au fur et à mesure que les organisations se développeront.

Pour autant, il existe de nombreuses solutions collaboratives que l’on peut intégrer au SI pour sécuriser et fiabiliser les échanges de données.

Quelles sont aujourd’hui les bonnes alternatives à Excel ?

Dans l’ère du « tout numérique », chaque besoin métier peut désormais avoir son outil qui répond de façon précise à un usage. Un manque de budget, de compétences techniques ou de temps peut cependant amener une entreprise à se limiter à l’usage d’Excel et donc à s’exposer aux risques associés. Avec l’avènement des solutions Low/No code ce paradigme est en train de changer. Les directions IT peuvent désormais répondre à des besoins métiers en se dotant d’outils paramétrables en quelques semaines, interfacés avec le SI de l’entreprise et avec des coûts de licences ou d’infrastructures rentabilisés en peu de temps.

Plusieurs outils de Business Intelligence proposent également des produits sur étagère pour apporter aux équipes la visibilité dont ils ont besoin et leur faire gagner du temps.

Au-delà de l’intégration de nouveaux outils en remplacement d’Excel, les organisations doivent prendre en compte deux facteurs clés de succès pour embarquer les utilisateurs : la formation et surtout l’accompagnement au changement pour transformer les usages individuels en processus collaboratifs à l’échelle globale de l’organisation.

 

Ignimission Platform, La collecte de données sur mesure, parfaitement adaptée à tous les besoins spécifiques

Ignimission est une solution française qui permet de rationaliser et d’automatiser les processus de collecte et de diffusion de données.

Nous intervenons ainsi régulièrement au sein des organisations pour remplacer Excel afin d’apporter plus de sécurité et de fiabilité.

• Création de formulaire dans un portail Web dédié
• Intégration au SI permettant la réutilisation de référentiels
• Possibilité de générer plusieurs vues de reporting (opérationnelles, stratégiques..) via notre Studio de Datavisualisation
• Assurer une historisation

Ce qui supprime certaines difficultés abordées dans cet article :

• Les erreurs de saisie et les multiples versions de fichiers
• Usage de technologies par les métiers non approuvées par la DSI
• Les allers-retours par mail avec des données non sécurisées
• La compilation des informations et les rapports manuels

Pour en savoir plus et demander une démonstration : https://pages.ignimission.com/fr-fr/demo